Di era globalisasi seperti sekarang ini,
penggunaan teknologi perkantoran sangat di butuhkan. Terutama pada pekerja
profesional, dalam hal ini mereka selalu memakai peralatan perkantoran untuk
membantu menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan mereka. Penggunaan dari alat-alat
perkantoran tersebut juga tidak bisa sembarangan, di butuhkan keterampilan
kusus dan kemauan untuk meningkatkan pengetahuan serta keterampilan dalam hal
mengoprasikan peralatan perkantoran sebagai alat bantu kerja.
Perkembangan teknologi perkantoran yang
sangat pesat maka menimbulkan beberapa dampak, berdampak negatif ataupun
positif merupakan sesuatu hal yang tidak bisa kita tolak kehadirannya.
Perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin pesat serta perlatan (mesin)
kantor yang digunakan semakin canggih, maka hal ini dapat mempengaruhi
efisiensi kerja (Job Efficiency). Maka dengan perkembangan ini kita semestinya
bisa menggunakan dan memanfaatkan dengan baik, tepat, serta cepat, agar dalam
penggunaan alat kantor ini kita memiliki keterampilan yang optimal dan
menggunakannya sesuai fungsinya masing-masing.
1. PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI
Teknologi perkantoran berasal dari
dua suku kata, yaitu “teknologi” yang berarti ilmu tentang keterampilan dan
“kantor” (perkantoran) yang berarti sebagai tempat berlangsungnya pekerjaan
kantor (kegiatan administrasi). Pekerjaan kantor (Office Work) berdasarkan
artikulasi, administrasi itu meliputi kegiatan; catat mencatat, surat-menyurat,
pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat tekhnis
ketatausahaan (clerical work), (dalam Drs. Soewarno Handayanigrat, 1990: 2).
Sedangkan menurut M.K Alamsyah (1991:
15) administrasi memiliki arti sebagai rangkaian kegiatan seperti mencatat,
mengklasifikasi, mengelolah, menggandakan, mendistribusikan dan menyimpan
data/informasi untuk tujuan tertentu.
Jika kita lihat dari dua pengertian
tersebut maka dapat disimpulkan bahwa dengan adanya teknologi perkantoran maka
semua pekerjaan kantor akan menjadi efektif dan efisien serta membuat semua
informasi menjadi semakin ringkas, akurat dan dihasilkan pada waktu yang tepat
dan dengan biaya yang rendah pula. Semua ini akan memudahkan manajemen puncak
untuk mengambil keputusan.
Saat ini, manajer administrasi memiliki
masalah lebih besar yang harus dihadapi, hal ini dikarenakan teknologi baru
meningkat, semakin pesat dan akan menimbulkan perubahan yang cepat yang
melibatkan orang serta sistem kerja dan mesin yang lebih baru. Perubahan
teknologi ini dapat mempengaruhi setiap industri dan gagasan inovatif
diperlukan oleh perusahaan agar dapat bersaing dengan efektif. Oleh sebab itu,
manajemen kantor yang terdiri dari pelayanan perolehan informasi, perekaman dan
penganalisasian informasi, pelayanan perencanaan dan pelayanan komunikasi harus
digunakan untuk memacu urusan perkantoran.
Institut Of Administrative Management
(dalam Manajemen Perkantoran Modern karangan Mills, Standingford, Appleby;
1991: 6-7) mendefinisikan “manajemen kantor” adalah seni membimbing personal
kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai
tujuannya yang sudah ditetapkan. Sarana yang dimaksudkan disini adalah semua
fasilitas/mesin-mesin/peralatan perkantoran, baik itu yang mekanik/ manual atau
listrik. Berkat adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini
maka fasilitas, mesin-mesin, serta peralatan perkantoran saat ini ada yang
bersifat elektronik. Selanjutnya yang jenis elektronik ini akan berkembang dan
bersaing kembali dengan semakin pesat.
Dari uraian di atas, dapat kita tau
bahwa peranan teknologi perkantoran dalam proses pengelohan data/informasi saat
ini adalah efisiensi kerja yang menyangkut produktivitas. Hal ini akan terjadi
jika kita selalu mengikuti/menggunakan perangkat rekayasa teknologi modern,
seperti penggunaan perangkat komputer dan sejenisnya. Oleh karena itu sebelum
menggunakan peralatan perkantoran maka kita harus terlebih dahulu menggetahui
tentang bagaimana cara mengoprasikannya.
2. DAMPAK POSITIF DAN DAMPAK NEGATIF PERKEMBANGAN TEKOLOGI PERKANTORAN
Dengan adanya perkembangan teknologi
perkantoran yang semakin pesat maka timbullah beberapa dampak negatif dan
dampak positifnya. Dampak-dampak tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
Dampak Positif :
Adapun dampak positifnya dapat kita lihat dari beberapa segi antara lain
terhadap :
a) Tenaga Penggeraknya :
a) Tenaga Penggeraknya :
1) Mutu/kualitas tenaga kerja meningkat
2) Disiplin dan gairah kerja naik.
3) Beban tenaga dan pikiran menjadi relatif
lebih ringan.
4) Pendapatan tenaga kerja meningkat.
b) Prosedur Kerja :
1) Semakin mudah
2) Semakin lancar
3) Semakin sederhana
(singkat)
4) Efisiensi kerja
(semakin selesai)
c) Hasil Kerja :
1) Kualitas produk meningkat.
2) Kuantitas produk meningkat.
3) Standar mutu tertentu terpenuhi.
4) Keseragaman/keragaman bentuk dan ukuran
produk sangat akurat.
Dampak Negatif
Adapun dapak negatif dari perkembangan teknologi
perkantoran, yaitu :
1) Sulit mencari tenaga
kerja dengan kemampuan keterampilan tertentu.
2) Menambah pengangguran (tenaga
kerja yang dibutuhkan sedikit).
3) Pemeliharaan mesin
yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.
4) Bila terjadi
penggantian mesin baru akan berakibat pada perubahan metode, prosedur dan perlu
diadakan pelatihan tenaga kerja. (MK. Alamsyah, 1991: 17-18).
3. JENIS MESIN KANTOR
Ada beberapa jenis mesin kantor, dilihat dari :
1) Tenaga Penggeraknya :
a. Mesin Manual, yaitu mesin yang
digerakkan oleh tenaga manusia
b. Mesin Listrik, yaitu mesin yang
digerakkan oleh tenaga listrik.
2 2) Cara Kerja Komponennya :
a. Mesin Mekanik, yaitu mesin yang
rangkaian komponennya hanya bergerak pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada
yang digerakan secara manual dan ada juga yang digerakkan dengan
tenaga listrik.
b. Mesin elektronik, yaitu mesin dengan
rangkaian komponen elektronik. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan tenaga
listrik.
3) Fungsinya :
a. Mesin pencatat data/informasi:
·
Mesin dikte (dactating machine)
·
Mesin tik (typewriter)
·
Mesin penamor (numbering machine)
·
Asahan pensil (pencil sharpener)
b. Mesin penghitung data\informasi:
·
Mesin penjilid (binding machine)
·
Pembuka surat (leter opener)
·
Pemotong kertas(paper cuter, guillotine)
·
Hecht machine (stapler)
·
Pencatat uang kas (cash register)
c. Mesin pengolah data/informasi:
·
Mesin jumlah (adding machine)
·
Mesin hitung (calculating machine)
·
Komputer
d. Mesin penggadaan data/infomasi:
·
Mesin stensil (stencil duplicator)
·
Mesin perekam sheet (sheet cutter, scanner)
·
Mesin offset
e. Mesin pengirim/pendistribusian data/informasi:
·
Telepon dan interphone
·
Teleprinter
·
Telegrap, facsimile (telecopier)
·
Telenote
·
Vidio tex
·
LAN (Lokal Area Network)
f. Mesin penyimpan data\informasi
·
Mikrofilm
·
Penghancur kertas (paper shredder)
·
Pelubang kertas (punch card machine)
Otomatisasi
perkantoran
Otomatisasi
perkantoran
1.
Definisi Otomatisasi perkantoran
Otomatisasi perkantoran adalah semua
system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi
kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan
kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
2.
Tujuan
Otomatisasi Perkantoran
OA atau Office
Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:
1.
Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini,
tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban
kerja yang bertambah.
2. Pemecahan
Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer
untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan
masalah.
3. Pelengkap
Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal
tradisional - percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada
memo, dan sejenisnya.
4. Penggabungan
dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet,
satelit, dll.
5. Memperbarui
Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automation
memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara
lebih cepat dan lebih baik.
3.
Manfaat
Otomatisasi Kantor
Otomatisasi perkantoran merupakan
kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga
distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur
tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi
lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat
meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan
mampu berkompetisi lebih baik
4.
Dampak
Otomatisasi Perkantoran
1.
Dampak terhadap Pekerja dan
Pekerjaan
·
Angkatan Kerja Wanita. Wanita yang bekerja semakin
meningkat, hal ini ditandai dengan banyaknya bidang pekerjaan yang juga di
geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan
wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan
laki-laki.
·
Pekerja Profesional dan Teknis. Meningkatnya
permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja
profesional dan pekerja teknis.
·
Manajer dan Administrator. Perubahan organisasi,
penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan
manajer. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan
pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.
·
Pegawai Administrasi. Perubahan kantor dari manual
menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai berbagai
Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran.
2. Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
Perubahan terhadap truktur pekerjaan menyebabkan permintaan
terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Hal ini karena peluan kerja
untuk orang yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan
pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai
administrasi. Selain itu lowongan pekerjaan hanya diperuntukan bagi orang yang
memiliki ijazah formal. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan
terjadi pengangguran.
Adanya berbagai jenis pekerjaan diperusahaan maka dibutuhkan
pelatihan diberbagai tingkat pendidikan. Manajer kantor dapat menetapkan
standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi
pekerjaan yang dibutuhkan.
3. Dampak Terhadap Manajemen Menengah
Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan manajemen menengah
diprediksi menjadi berkurang. Namun hal ini tidak sepernuhnya benar. Dengan
meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang
melakukan proses data meningkat.
Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak
berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari
analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan
yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan
menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka
peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang
benar-benar dibutuhkan.
4. Dampak Terhadap Operasi Perusahaan
Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan
mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di
seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia.
Semua perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa
pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep manajemen.
Akibat kemanjuan teknologi manajemen dapat berada dalam
kendali satu atap. Sentralisasi proses informasi, pembentukan sistem total, dan
kemampuan memproyeksi tujuan, biaya dan anggaran perusahaan secara akurat
memerlukan pemahaman tentang fungsi manajerial yaitu perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.
Otomatisasi dalam kantor tidak akan mengurangi kebutuhan
terhadap pegawai. Mereka tidak lagi mengerjakan pekerjaan rutin. Tetapi masih
dibutuhkan untuk mengumpulkan data, menyiapkan input bagi mesin, menjalankan
mesin dan menerjemahkan output mesin.
Dapat disimpulkan dampat otomatisasi perkantoran terhadap
pekerjaan kantor merupakan sesuatu yang biasa, dapat disamakan dengan
pergantian tenaga kerja yang satu dengan lainnya.
Otomatisasi
perkantoran
Otomatisasi
perkantoran
1.
Definisi Otomatisasi perkantoran
Otomatisasi perkantoran adalah semua
system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi
informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan.
Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk
menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
2.
Tujuan
Otomatisasi Perkantoran
OA atau Office
Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:
1.
Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini,
tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani
beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan
Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer
untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan
masalah.
3. Pelengkap
Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal
tradisional - percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada
memo, dan sejenisnya.
4. Penggabungan
dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet,
satelit, dll.
5. Memperbarui
Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automation
memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara
lebih cepat dan lebih baik.
3.
Manfaat
Otomatisasi Kantor
Otomatisasi perkantoran merupakan
kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga
distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur
tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi
lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat
meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan
mampu berkompetisi lebih baik
4.
Dampak
Otomatisasi Perkantoran
1.
Dampak terhadap Pekerja dan
Pekerjaan
·
Angkatan Kerja Wanita. Wanita yang bekerja semakin
meningkat, hal ini ditandai dengan banyaknya bidang pekerjaan yang juga di
geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan
wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan
laki-laki.
·
Pekerja Profesional dan Teknis. Meningkatnya
permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja
profesional dan pekerja teknis.
·
Manajer dan Administrator. Perubahan organisasi,
penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan
manajer. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan kemampuan
pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.
·
Pegawai Administrasi. Perubahan kantor dari manual
menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai berbagai
Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran.
2. Dampak terhadap Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
Perubahan terhadap truktur pekerjaan menyebabkan permintaan
terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Hal ini karena peluan kerja
untuk orang yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan
pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai
administrasi. Selain itu lowongan pekerjaan hanya diperuntukan bagi orang yang
memiliki ijazah formal. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan
terjadi pengangguran.
Adanya berbagai jenis pekerjaan diperusahaan maka dibutuhkan
pelatihan diberbagai tingkat pendidikan. Manajer kantor dapat menetapkan
standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi
pekerjaan yang dibutuhkan.
3. Dampak Terhadap Manajemen Menengah
Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan manajemen menengah
diprediksi menjadi berkurang. Namun hal ini tidak sepernuhnya benar. Dengan
meningkatnya aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang
melakukan proses data meningkat.
Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak
berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini terlalu jauh dari
analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan
yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan
menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu digunakan, maka
peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang
benar-benar dibutuhkan.
4. Dampak Terhadap Operasi Perusahaan
Adanya otomatisasi perkantoran membuat banyak perusahaan mulai
memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh
pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua
perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru
dalam struktur usaha dan konsep manajemen.
Akibat kemanjuan teknologi manajemen dapat berada dalam
kendali satu atap. Sentralisasi proses informasi, pembentukan sistem total, dan
kemampuan memproyeksi tujuan, biaya dan anggaran perusahaan secara akurat
memerlukan pemahaman tentang fungsi manajerial yaitu perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.
Otomatisasi dalam kantor tidak akan mengurangi kebutuhan
terhadap pegawai. Mereka tidak lagi mengerjakan pekerjaan rutin. Tetapi masih
dibutuhkan untuk mengumpulkan data, menyiapkan input bagi mesin, menjalankan
mesin dan menerjemahkan output mesin.
Dapat disimpulkan dampat otomatisasi perkantoran terhadap
pekerjaan kantor merupakan sesuatu yang biasa, dapat disamakan dengan
pergantian tenaga kerja yang satu dengan lainnya.
Otomatisasi kantor (OA) mencakup semua system elektronik
formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang orang di dalam
maupun diluar perusahaan. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi,
baik lisan maupun tertulis.
 |
|
The
Virtual Office - Photo: istock
|
Kemampuan OA untuk menghubung orang secara elektronik telah
membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor, di manapun pegawai berada dapat
melakukan pekerjaan tersebut. Kemampuan ini disebut Kantor maya. Pekerjaan
kantor dapat dilakukan di lokasi geografis manapun selama tempat kerja itu
terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.
Dampak Kantor maya, berkembangnya Telecommuting, yaitu kemampuan komunikasi data
dua arah secara elektronik menggunakan fasilitas komunikasi.
Keuntungan
Dan Kerugian Kantor Maya
Keuntungannya
- Pengurangan biaya fasilitas, Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
- Pengurangan biaya peralatan, Telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta LAN dalam berbagi sumber daya.
- Jaringan komunikasi formal, Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi yang tetap.
- Pengurangan penghentian kerja, Dengan kantor maya, keadaan cuaca tidak mempengaruhi kegiatan transportasi kerja.
- Kontribusi sosial Kantor Maya memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang tidak memiliki peluang kerja diluar tempat tinggalnya.
Kerugiannya
- Rasa tidak memiliki, Kurangnya kontak langsung antar pegawai, membuat berkurangnya perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
- Takut kehilangan pekerjaan, Kurangnya rasa keterkaitan dengan operasional perusahaan, maka pegawai merasa mudah untuk dilepaskan/ dipecat.
- Semangat kerja yang rendah, Tidak adanya interaksi berupa umpan balik secara langsung dari rekan maupun atasan, kemudian biasanya gaji bagi telecommuter lebih rendah, maka akan mempengaruhi semangat kerja.
- Ketegangan keluarga, Ketegangan keluarga akan sangat berpengaruh pada kinerja para telecommuter.
Dari
keuntungan perusahaan, hanya satu yang bisa langsung dirasakan pegawai, tetapi
dari kerugiannya semua merupakan kerugian pegawai.
Mesin
- Mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi
A. Jenis-jenis Mesin
Kantor Sebagai Alat Komunikasi
Alat komunikasi kantor merupakan
salah satu peralatan yang sangat dibutuhkan pada saat ini.
Jenis peralatan komunikasi kantor
semakin berkembang pesat, seiring berkembangnya kemajuan teknonologi, jika
dahulu komunikasi menggunakan sarana surat sebagai tulang punggung mengirim
berita, surat telah beralih fungsi menjadi surat elektrik (e-mail). Berikut ini
beberapa peralatan komunikasi pada kantor:
1. Telepon
Telepon merupakan alat komunikasi
kantor yang sering digunakan untuk menghubungi relasi atau langganan di luar
perusahaan tersebut. Penggunaan telepon sangat massive digunakan karena majunya
perkembangan teknologi pada saat ini.
2. Handphone
Handphone atau telepon genggam
merupakan generasi baru dari telepon, jika telepon hanya digunakan pada kantor
atau rumah (karena sifatnya menggunakan kael telepon), maka untuk
mengantisipasi kegiatan pegawai yang semakin sibuk bahkan sampai ke luar
ruangan, maka alat komunikasi portable yang bebas digunakan dimana pun mutlak
diperlukan. Untuk mengatasi hal tersebutlah Handphone menjadi alat komunikasi
andalan sampai saat ini.
Kelebihan dari handphone :
a) Nomor telepon
dapat disimpan, sehingga mudak dikenali sewaktu-waktu ada panggilan.
b) Nomor telepon
dapat dirahasiakan.
c) Pesan atau
informasi cepat tersampaikan.
d) Riwayat panggilan
dapat didengar kembali.
e) Mudah dibawah
kemana-mana.
Kekurangan dari handphone :
a) Jangkauan
sinyal bergantung tempat atau lokasi.
b) Jumlah nomor
telepon lebih dari 10 digit, sehingga sulit untuk dihafalkan.
c) Dapat terkena
pancaran radiasi dalam waktu jangka panjang karena penggunaan handphone
terlalu sering.
3. Intercom
Intercom merupakan singkatan dari
inter comunication. Intercom sangat dibuhkan pada suatu perusahaan yang
memiliki unit bagian yang banyak. Cara kerja intercom sama seperti telepon,
yang membedakannya adalah pada intercom tidak memerlukan sambungan telepon
berbayar (tidak terkena biaya). Sehingga penggunaanya sangat hemat.
Kelebihan dari intercom :
a) Dapat
menyampaikan informasi secara efektif dari satu pihak ke pihak lainnya.
b) Saluran
komunikasi dalam suatu instansi atau kantor semakin luas.
c) Dapat
meningkatkan produktivitas pegawai, karena mampu menghemat waktu dan tenaga
dalam
pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor.
Kekurangan dari intercom :
a) Hanya dapat
digunakan sebagai komunikasi di lingkungan kantor sendiri.
b) Tidak bisa
dibawa kemana-mana.
4. Telegraph
Telegraph merupakan suatu alat
komunikasi yang dapat digunakan untuk mengirim sandi melalui jaringan
telephone. Sandi yang digunalan dalam telegraph adalah sandi morse. Telegraph
merupakan alat komunikasi yang mendorong lahirnya teknologi modern.
Kelebihan dari telegraph :
a) Informasi
yang disampaikan menggunakan sandi, sehingga bersifat rahasia.
b) Pesan dapat
terkirim dalam waktu yang singkat karena menggunakan kawat.
Kekurangan dari telegraph :
a) Biayanya
mahal.
b) Pesan hanya dapat
diserahkan ke alamat penerima melalui pos surat biasa.
c) Pesan yang
terkirim hanya yang bersifat penting.
5. Pager
Pager merupakan suatu alat
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan atau informasi tanpa
menggunakan kabel. Pager sudah jarang ditemukan di peredaran dunia bisnis.
Persaingan alat komunikasi yang murah dengan layanan yang semakin canggih,
membuat alat ini semakin tidak dilirik semua masyarakat. Pager digunakan di
bidang jasa terutama di jasa informasi dan jasa kesehatan. Pager merupakan
barang yang harus dipatuhi, karena selalu menerima pesan apapun, alasan apapun
yang dibuat untuk menghindari pesan di pager, selalu menjadi tidak beralasan.
Kelebihan dari pager :
a) Sistemnya yang satu arah sehingga
lokasinya tidak dapat ditetapkan.
Kekurangan dari pager :
a) Pesan yang dikirim dengan pager
dapat ditangkap oleh jaringan pager lainnya jika menggunakan layanan nasional,
sehingga pesan yang terkirim dapat dideteksi oleh para agen kriminal atau hukum
yang tidak diinginkan.
6. Faximile
Faximile atau sering disebut fax
merupakan alat komunikasi yang dapat mengirimkan "copian" surat
dengan mudah. Faximile menggabungkan kombinasi telepon dan surat. Cara kerja
faximile adalah dengan men-scan surat yang sudah dicetak kemudian mengirimkan
file hasil scan tersebut kepada mesin fax yang dituju.
Kelebihan dari faximile :
a) Pengiriman
dokumen lebih cepat meskipun tempatnya jauh.
b) Dokumen yang
dikirim sesuai aslinya, tanpa adanya pengurangan resolusi gambar.
c) Mudah
dijangkau dan digunakan oleh semua orang.
Kekurangan dari faximile :
a) Penggunanya
lebih sedikit daripada e-mail.
7. Email
Email merupakan surat yang diketik
dan dikirim secara elektronik. Bersama handphone email menjadi alat komunikasi
kantor yang sangat efisien. Email dapat mengirim surat dengan mudah, murah,
cepat, dan dapat mengirim dalam jumlah yang banyak secara bersamaan.
Kelebihan dari e-mail :
a) Pengiriman
e-mail dapat berlangsung dengan cepat, asalkan saluran Internet yang digunakan
tidak bermasalah.
b) Biayanya
lebih murah daripada menggunakan perangko.
c) Dapat
menjangkau seluruh dunia sekalipun.
d) Pesan yang
dikirim atau diterima berupa teks, gambar, video, program, suara, dan
lain-lain.
e) Tidak ada
seorang pun yang dapat mengetahui, karena bersifat pribadi dan menggunakan
password.
Kekurangan dari e-mail :
a) Adanya
pemalsuan identitas.
b) Harus
menggunakan koneksi internet untuk menerima maupun mengirim pesan.
c) Responnya
lambat.
B. Perkembangan Alat
Komunikasi
Sejak jaman dahulu manusia telah
menciptakan berbagai alat dalam melakukan komunikasi khususnya media komunikasi
jarak jauh untuk mendapatkan informasi atau tujuan lainnya tanpa perlu
mendatangi langsung ke tempat tujuan untuk mengetahui informasi tersebut.
Untung saja, manusia sebagai makhluk
sosial yang memiliki keunggulan akal dibanding mahluk Tuhan lainnya memiliki
cara pintar untuk saling memahami satu sama lain. Sejarah perkembangan
komunikasi terus mengalami perubahan di setiap masa. Mulai jaman prasejarah
hingga era modern seperti saat ini. Langsung saja ini merupakan sejarah
perkembangan alat komunikasi dari masa ke masa yang telah diciptakan manusia
untuk mendapatkan informasi yang lebih mudah dan maksimal.
1. Merpati Pos
·
Merupakan alat komunikasi dengan menggunakan burung merpati sebagai mengantar
surat atau pesan.
·
Merpati dipilih karena burung ini pintar, memiliki daya ingat kuat.
·
Pertama kali digunakan oleh Sultan Bagdad, Nuruddin (1416) untuk mengirimkan
pesan
sekitar kerajaannya.
· Pada
masa perang dunia pertama (1914-1918) pun pasukan
2. Telegraph
Telegraph merupakan
alat yang digunakan untuk mengirim dan menerima pesan dari jarak jauh. Alat ini
ditemukan oleh seorang warga Amerika, Samuel F.B. Morse bersama asistennya
Alexander Bain pada tahun 1837. Pesan pertamanya dikirim pada 6 Januari 1838 dan
dikirimkan oleh perator menggunakan kode morse. Pesan ini sering dinamakan
pesan kabel atau kawat. Media ini sangat efektif dan dulu menjadi primadona
meskipun yang bisa mengirim dam menerima hanyalah orang yang paham kode Morse.
Untuk keperluaan peperangan, media ini sangat diperlukan agar pesan rahasia
tetap terjaga. Perkembangan selanjutkan, media ini melahirkan media baru
seperti teleprinting dan faksimile. Di Indonesia pemanfaatan telegraph dimulai
sejak saluran telegraf pertama dibuka pada tanggal 23 Oktober 1855 oleh
Pemerintah Hindia Belanda. Telegraph pun dapat dirasakan masyarakat di 28
kantor telegraph. Tidak hanya menghubungkan Batavia (Jakarta) dan Buitenzorg
(Bogor), telegraf pun bisa menghubungkan Jakarta dan Singapura, Jawa dan
Australia.
3. Telephon
Telepon merupakan suatu alat yang
digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari
jarak jauh, baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor. Penemuan
telepon dipicu oleh permintaan penggunaan telegraf yang semakin berkembang dan
meningkat. Telepon pun ditemukan pada sekitar tahun 1876 oleh Alexander Graham
Bell. Di Indonesia telepon lokal pertama digunakan sejak 16 Oktober 1882 yang
diselenggarakan pihak swasta. Jaringan telepon pertama ini menghubungkan Gambir
dan Tanjung Priok (Batavia). Seiring perkembangan teknologi,
kebutuhan telekomunikasi meningkat jaringan telekomunikasi pun diperluas. Pada
tahun 1967 PT Indosat (Indonesia Satelite Corporation) mulai membangun jaringan
telephon gelombang mikro. Dimulai dengan jaringan Trans Sumatra dan Indonesia
Timur. Selanjutnya, tahun 1976, satelit Palapa A-1 diluncurkan sehingga
memungkinkan jaringan telephon Indonesia meluas hingga mencapai luar negara.
4. Telegram
Telegram dipopulerkan pada tahun 1920-an. Telegram
berisi kombinasi kode-kode yang ditransmisikan oleh telegraf. Telegram ini
tarif mengirimannya lebih murah dari telephon, meskipun tarifnya dihitung
berdasarkan jumlah karakter termasuk tanda baca. Namun waktu yang
dibutuhkan pun sangat singkat, kurang dari satu hari, tidak seperti surat. Di
Indonesia, telegram dipopulerkan oleh perusahaan Telkom. Ada dua jenis
telegram, telegram biasa dan Indah. Tetegram biasa berwarna biru muda,
sedangkan telegram indag biasa dikirmkan pada hari-hari khusus seperti hari
raya ratau tahun baru.
5. Pager
Pager atau radio panggil merupakan
suatu alat telekomunikasi untuk menyampaikan dan menerima pesan pendek.
Sekarang mungkin pager sudah jarang ditemukan, tetapi alat ini masih sering
dipakai untuk orang-orang yang bergerak dibidang jasa seperti jasa informasi
dari kesehatan. Pager ditemukan pada tahun 1956 oleh Multitone Electronic di
Rumah Sakit St. Thomas London oleh dokter-dokter yang sedang bertugas dalam
kondisi darurat. Sejak itu pager semakin berkembang. Sebelum telepon seluler
berkembang, pager digunakan sebagai pengganti untuk layanan telepon lokal dan
internasional. Di Indonesia pager muncul sebelum tahun 1997. Dan pelanggannya
mencapai 800.000. Namun karena harga perangkat yang terus menerus melambung
pelangan pun perlahan menurun. Apalagi telah munculnya teknologi telepon
seluler atau sering disebut handphone.
6. Surat
Elektronik (E-mail)
Merupakan sarana mengirim surat
melalui jaringan komputer, misalnya internet. Surat elektronik mulai dipakai
pada tahun 1960-an. Saat itu internet belum terbentuk, tetapi surat terkirim
melalui jaringan yang berbentuk dari kumpulan “mainframe”. Mulai tahun 1980-an
mulai bisa dipakai oleh umum.
7. Internet
Rangkaian yang membentuk internet
(kependekan dari interconnected-networking) diawali pada tahun 1969 sebagai
ARPANET. Rangkaian ini dibangun oleh ARPA (United States Department of Defense
Advanced Research Projects Agency). Tahun 1983 ARPANET menukar protokol
rangkaian pusatnya dari NCP ke TCP/IP, yang merupakan awal dari internet yang
kita kenal. Di Indonesia, sejarah internet dimulai pada awal tahun 1990-an.
Pada tahun 1992 hingga 1994, beberapa nama muncul diawal pembangunan internet
salah satu diantaranya Onno W. Purbo. Tahun 1994 IndoNet menjadi ISP (Internet
Serveci Provider) komersial pertama di Indonesia. Saat ini pihak Pos dan
Telekomunikasi belum melihat celah bisnis internet. Mulai 1995 mucul jasa akses
Telnet ke luar negeri, sehingga pemakai internet di Indonesia bisa mengakses
internet (HTTP).
8. Telepon
Genggam
Penemuan telepon genggam tak
terlepas dari perkembangan radio. Berawal pada tahun 1921, Departemen
Kepolisian Detroit Michigan mulai menggunakan telepon mobil satu arah. Kemudian
tahun 1940, Galvin Manucfatory Corporation (sekarang Motorola) mengembangkan
Handle-talllkle SCR536 untuk keperluan komunikasi di medan perang saat perang
Dunia II. Namun, penemuan telepon genggam yang sebenarnya terjadi pada tahun
1973 oleh Martin Cooper dari Matorola Corp. Telepon ini kemudian dikenal
sebagai telepon genggam generasi pertama atau 1G. dari model inilah kemudian
muncul telephon genggam berikutnya.
Pada tahun 1990-an generasi kedua atau 2G muncul dengan teknologi GSM
dan CDMA. Teknologi ini dilengkapi dengan pesan suara, panggilan tunggu dan sms
(short message service). Ukuran dan berat yang lebih kecil menjadi unggulan
teknologi ini. Kini, teknologi telepon genggam sudah mencapai generasi ketiga
(3G) dan keempat (4G). Teknologi ini memberikan jangkauan yang lebih luas lagi
termasuk internet. Fitur telepon seluler pun bahkan mendekati fungsi PC. Bahkan
untuk teknologi 4G memiliki heterogenitas jaringan hingga memungkinkan pengguna
menggunakan beragam system kapan saja dan dimana saja. di Indonesia, teknologi
telepon genggam pertama kali hadir pada tahun 1984 berbasis teknologi Nordic
Mobile Telephone (NMT).
Telepon genggam pun mulai beredar tahun 1985-1992, tetapi dengan bentuk
yang masih besar dan berat. Tahun1993, PT Telkom memulai proyek percontohan
seluler digital GSM (Global System for Mobile) yang dimulai di dua pulau, Batam
dan Bintan. Setahun kemudian (1994) operator GSM pertama di Indonesia berorasi
melalui PT Satelindo. Selanjutnya mulai bermunculan operator GSM lainnya.
9. Pesan Instan
(Instant Messaging)
Pesan instant merupakan sebuah
teknologi internet di mana para pengguna jaringan internet dapat mengirimkan
pesan-pesan singkat pada saat yang bersamaan (real time). Istilah pesan instan
ini mengacu pada teknologi yang dipopulerkan oleh America Online (AOL),
kemudian diikuti Yahoo! (Yahoo Massenger), Google dan Microsoft (Windows Live
Messenger). Bermula ketika orang-orang marak menggunakan teknologi secara
online awal tahun 1990. Para pengembang peranti lunak menciptakan software chat
room, yakni suatu grup atau perseorangan bisa mengirimkan pesan kepada setiap
orang di 'room' tersebut. Tahun 1996, pesan instan ini meledak saat
diperkenalkan ICQ, sebuah pesan gratis. Namun AOL, menjadi pionir dalam
kemunitas online pada tahun 1997, karena AOL bisa memberikan kemampuan pengguna
berkomunikasi dalam waktu yang sama. Dari sinilah semakin berkembang
perusahaan-perusahaan lainnya yang menciptakan mesin pesan instan.
10. Mobile Chat Messenger
Hampir sama seperti pesan instan,
namun diaplikasikan kedalam sebuah handphone atau smartphone yang berteknologi
tinggi. Ini bisa menggantikan penggunaan layanan SMS yang lebih komplit
disertai dengan fitur-fitur menarik dan notifikasi. Ada banyak sekali aplikasi
chat yang sangat terkenal, sebagai contoh Blackberry Messenger, Whatsapp,
Ebuddy, Mig33, Nimbuzz dan masih banyak sekali yang tidak bisa disebutkan satu
per satu.
A. Kelebihan dan
Kekurangan Mesin-mesin Kantor Sebagai Alat Komunikasi
1) Dalam Bidang Sosial
- Keuntungan :
a. Kemajuan teknologi
komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu
tempat dan tempat yang lain.
-
Kerugian :
a. Dengan semakin pesatnya
komunikasi membuat bentuk komunikasi berubah yang asalnya berupa
face to face menjadi tidak. Hal ini dapat menyebabkan komunikasi menjadi
hampa.
b. Seseorang yang terus
menerus bergaul dengan komputer akan cenderung menjadi seseorang yang
individualis.
c. Dengan pesatnya teknologi
informasi baik di internet maupun media lainnya membuat peluang
masuknya hal-hal yang berbau pornografi, pornoaksi, maupun
kekerasan semakin mudah.
d. Kemajuan TIK juga pasti
akan semakin memperparah kesenjangan sosial yang terjadi di
masyarakat antara orang
kaya dan orang miskin.
e. Maraknya cyber crime yang
terus membayangi seperti carding, ulah cracker, manipulasi data dan
berbagai cyber crime yang lainnya
f. Menurut Paul C Saettler
dari California State University, Sacramento, Satu hal yang pasti,
interaksi anak dan
komputer yang bersifat satu (orang) menghadap satu (mesin) mengakibatkan
anak menjadi tidak cerdas secara sosial.
2) Dalam Bidang pendidikan
-
Keuntungan :
a. Informasi yang
dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan
pendidikan.
b. Inovasi dalam
pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang
semakin
memudahkan proses pendidikan.
c. Kemajuan TIK juga
akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasis
teleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik
dan peserta didik berada dalam satu
ruangan.
d. Sistem administrasi
pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena
penerapan sistem TIK.
-
Kerugian :
a. Kemajuan TIK juga
akan semakin mempermudahterjadinya pelanggaran terhadap Hak Atas
Kekayaan Intelektual (HAKI) karena
semakin mudahnya mengakses data menyebabkan orang
yang bersifat plagiatis akan melakukan kecurangan.
b. Walaupun sistem
administrasi suatu lembaga pendidikan bagaikan sebuah system tanpa celah,
akan tetapi jika terjadi suatu
kecerobohan dalam menjalankan sistem tersebut akan berakibat
fatal.
c. Salah satu dampak
negatif televisi adalah melatih anak untuk berpikir pendek dan bertahan
berkonsentrasi dalam waktu
yang singkat (short span of attention).
d. Masalah geografis,
waktu dan sosial ekonomis Indonesia
e. Negara Republik
Indonesia merupakan Negara kepulauan, daerah tropis dan pegunungan hal ini
akan mempengaruhi terhadap pengembangan
infrastruktur pendidikan sehingga dapat
menyebabkan distribusi
informasi yang tidak merata.
f. Mengurangi
ketertinggalan dalam pemanfaatan TIK dalam pendidikan dibandingkan dengan
negara berkembang dan negara maju
lainnya.
3) Dalam Bidang Ekonomi
-
Keuntungan :
a. Semakin maraknya
penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan.
b. Bisnis yang berbasis
TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-
traansaksi bisnis suatu perusahaan atau
perorangan
c. Dengan fasilitas
pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah
kegiatan promosi dan
pemasaran suatu produk.
-
Kerugian :
a. Dengan mudahnya
melakukan transaksi di internet menyebabkan akan semakin memudahkan
pula transaksi yang dilarang seperti
transaksi barang selundupan atau transaksi narkoba.
b. Hal yang sering
terjadi adalah pembobolan rekening suatu lembaga atau perorangan yang
mengakibatkan
kerugian financial yang besar.
4) Dalam bidang
Pemerintahan
-
Keuntungan :
a. Tenologi Informasi
dan Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut
e-government membuat masyarakat semakin mudah dalam
mengakses kebijakan pemerintah
sehingga program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar.
b. e-government juga
dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa
meningkatkan komunikasi antara
pemerintah dengan sektor usaha dan industri.
c. Masyarakat dapat
memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh
pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.
-
Kerugian :
a. Semakin bebasnya
masyarakat mengakses situs pemerintah akan membuka peluang terjadinya
cyber crime yang dapat merusak system TIK
pada e-government. Misalnya kasus pembobolan
situs KPU ketika penyelenggaraan Pemilu oleh seorang cracker.
B. Hambatan Atau
Masalah Yang Terjadi Pada Saat Melakukan Aktivitas Komunikasi di Kantor
1. Masalah
Teknis
Masalah ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan
terhadap
kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan
fasilitas dan peralatan
komunikasi akan berkurang dengan adanya temuan teknologi baru yang lebih
canggiuh serta modern sehingga media komunikasi lebih
cepat dan efisien.
2. Masalah
Semantik
Semantik adalah pengertian atau informasi yang disampaikan lewat bahasa.
Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi
tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Biasanya disebut
dengan mis-komunikasi. Hal ini dapat dihindari dengan cara
komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan
karakteristiknya sehingga dapat lebih mudah diterima oleh komunikan.
3.
Masalah/Hambatan Manusiawi
Hambatan ini mencakup
:
a. Hambatan yang
berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur,
keadaan emosi, pencarian
informasi, dsb.
b. Hambatan yang
ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan, seperti
suasana dan iklim kerja
serta tata nilai yang di anut.
Perlengkapan kantor adalah istilah generik yang mengacu kepada semua
perlengkapan yang umumnya digunakan di kantor, perusahaan
dan organisasi
lainnya mulai dari perorangan sampai pemerintah, yang bekerja pengumpulan,
perbaikan, dan keluaran informasi (dalam bahasa sehari-hari disebut dengan
“kertas kerja”).
Istilah perlengkapan kantor ini
meliputi barang-barang kecil yang digunakan sehari-hari seperti penjepit kertas,
staples, pelubang kertas, bolpen dan kertas, tetapi juga mencakup perlengkapan
mahal seperti komputer, printer, mesin faksimili, mesin foto kopi dan kas register, serta furnitur
kantor seperti bilik, lemari arsip dan meja.
Pengertian Kantor
Secara etimologis kantor berasal
dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat
kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office”
memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang
tempat kerja.
Pengertian kantor dapat dibedakan
menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.
Kantor dalam arti dinamis
merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi. Atau dapat
dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau
kegiatan administrasi dalam arti sempit
Sedangkan kantor dalam arti statis
bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga,
jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian
data/informasi. Selain pengertian-pengertian tersebut, ada beberapa pengertian
kantor secara statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu :
a) Menurut Moekijat(1997:3), kantor
adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan
tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.
b) Prajudi Atmosudirjo
(1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan
operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
c) Kallaus dan Keeling, office is
a function where interdependent system of technology, procedures, and people
are at work to manage one of the firm’s most vital resources-information.
d) Menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu
pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.
Dari definisi-definisi diatas
dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti dinamis adalah tempat
diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan system
antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai
dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya.
Fungsi Kantor
Menurut Mills, tujuan kantor
didefinisikan sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. Dari definisi
tersebut, Mills memperluas menjadi fungsi kantor (pekerjaan yang dilakukan)
yakni sebagai berikut:
a) Menerima Informasi ( to receive
information)
Menerima informasi dalam bentuk
surat, panggilan telepon, pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai
kegiatan bisnis.
b) Merekam dan menyimpan data-data
serta informasi( to record information)
Tujuan pembuatan rekaman adalah
menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi
tersebut. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut
hukum, atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan
pengendalian perusahaan seperti rician negosiasi, transaksi, korespondensi,
pesanan, faktur atau ringkasan rincian seperti laporan keuangan, laporan
persediaan, dll.
c) Mengatur Informasi (to arrange
information)
Informasi yang diakumulasi oleh
kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika diberikan, seperti
mengumpulkaninformasi dan sumber-sumber yang berbeda dan membuat
perhitungan/pembukuan. Kantor bertanggungjawab memberikan informasi dalam
bentuk terbaik dalam melayani manajemen, seperti penyiapan faktur/kuitansi,
penetapan harga, akuntansi, laporan keuangan, dll.
d) Memberi Informasi (to give
information)
Bila manajemen diminta sejumlah
informasi yang diperlukan, kantor memberikan informasi tersebut dari rekaman
yang tersedia. Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian
bersifat khusus. Informasi-informasi tersebut diberikan baik secara lisan
maupun tulisan. Contoh informasi tersebu adalah pesanan, anggaran,
faktur/kuitansi, laporan perkembangan, laporan keuangan, dll.
e) Melindungi Aset( to safeguard
assets)
Selain empat fungsi di atas, masih
ada fungsi lain dari kantor yaitu mengamati secara cermat berbagai kegiatan
dalam perusahaan seperti diperlihatkan di dalam rekaman dan mengantisipasi
segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya melaporkan
adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin
tidak terbayar saat akan jatuh tempo, rekaman vital seperti kontrak besar harus
dilindungi secara tepat, uang tunai harus disimpan di dalam lemari besi maupun
di dalam bank. Kantor harus berhati-hati terhadap makna rekaman dan
memperhatikan dengan segera hal-hal yang memerlukan tindakan manajemen.
Kelima fungsi tersebut harus
dilaksanakan dalam setiap organisasi. Di dalam perusahaan kecil yang hanya
dikendalikan oleh satu orang, pelayanan kantor secara terpisah (desentralisasi)
mungkin tidak diperlukan. Akan tetapi, di dalam perusahaan besar dan kompleks,
direktur pengelola tidak dapat menangani secara pribadi semua fakta yang
berhubungan dengan perusahaan sehingga kantor besar atau kompleks harus
memenuhi fungsi tersebut. Kantor adalah pelayanan dari manajeman. Selain lima
fungsi di atas kantor masih mempunyai empat fungsi yaitu:
a) Pusat syaraf administrasi dan
perencanaan kebijaksanaan
Sebagai badan eksekutif , kantor
harus bertindak sebagai pusat administrasi. Administrasi dalam hal ini adalah
segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerja sama sekelompok orang
untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur-unsur dari administrasi :
pengorganisasian, personalia, keuangan, komunikasi, tata usaha dan humas.
b)Perantara
Kantor bertindak sebagai pusat
pelayanan yang menghubungkan antarbagian dalam organisasi.
c) Koordinator
Mengawasi dan mengkoordinasi seluruh
kegiatan organisasi.
d)Penghubung dengan publik
Mengadakan hubungan dengan pihak
luar organisasi dan memberikan dukungan terhadap organisasi.
Pengantar
Suatu kantor dalam melakukan
aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga akan menghasilkan
produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang
memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik.
Pada dasarnya aktifitas kantor
terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan dengan sarana
perbekalan kantor yang ada.
Untuk lebih jelasnya apa saja
perbekalan kantor itu mari kita pelajari materi berikut.
Memilih Peralatan Kantor
Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :
Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.
Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.
Perbekalan kantor merupakan sarana
penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak
mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk
mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.
Macam-macam Peralatan Kantor
Seperti dijelaskan di muka bahwa
perbekalan kantor ada 5 macam yaitu :
- Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
- Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dsb.
Apabila dirinci
peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:
- Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.
- Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.
- Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
- Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
- Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dsb.
Identifikasi Kebutuhan
Untuk dapat memilih peralatan kantor
dengan tepat maka harus tahu tentang kebutuhannya, karena pada dasarnya tepat
tidaknya pemilihan peralatan tergantung dengan kesesuaian kebutuhan.
Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/gunakan maka harus didaftar dahulu kebutuhan perbekalan/perlengkapan yang dibutuhkan. Berikut ini contoh daftar kebutuhan perbekalan/ perlengkapan suatu kantor
Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/gunakan maka harus didaftar dahulu kebutuhan perbekalan/perlengkapan yang dibutuhkan. Berikut ini contoh daftar kebutuhan perbekalan/ perlengkapan suatu kantor
Tidak ada komentar:
Posting Komentar